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Home Office - und jetzt? Diese Tools könnten Ihrem Team helfen

COVID-19 zwingt viele Betriebe zu Home Office

Die Virus Epidemie zwingt die Weltgesellschaft zu Umstellungen und fordert viele Opfer. Neben menschlichen Tragödien und persönlichen Einschränkungen ist die Wirtschaft hart getroffen. Durch die Krisenlage und die damit verbundenen Maßnahmen müssen viele Betriebe die Arbeit schlagartig umorganisieren. Bei allen Herausforderungen ist es nun wichtig, dass die Zusammenarbeit von Menschen auch unter den neuen Umständen gelingen kann. Auch, um noch schwerwiegendere Folgen für Menschen und Betriebe abzuwenden.

Für manche Unternehmen ist die Organisation einer “Heimarbeitsstätte” ein ungeübtes Unterfangen und es fehlt sicher manches Mal ein Überblick darüber, welche Tools kostengünstig die Arbeit im Team unterstützen können.

Doch gerade für die kleinen Betriebe ist es aktuell wichtig, grundlegende Abläufe auch weiter organisieren zu können, ohne dabei zusätzliche Mittel in die Hand nehmen zu müssen, etwa um teure Lizenzen zu bezahlen. Denn dies würde weiter die Situation verschlechtern.

Aus diesem Grund soll mit diesem Posting ein kleiner Beitrag geleistet werden, indem eine Liste an günstigen oder frei nutzbaren Tools zusammengestellt wird, die gerade den kleinen Unternehmen und Teams jetzt helfen könnten.

Günstige oder kostenlose Lösungen für die digitale Zusammenarbeit

In verschiedenen Kategorien sind im Folgenden Lösungen aufgeführt, bei denen es sich in den meisten Fällen um Cloud-Dienste handelt, die für die verteilte Zusammenarbeit nützlich sein können. Wenn Sie etwas konkretes suchen, fragen Sie mich auch gerne direkt und ich versuche Sie zu unterstützen.

Video / Besprechungen

Skype ist den meisten Menschen schon lange sehr bekannt und soll damit nicht besonders erläutert werden. Weiter gehört Google Hangouts zu einer Variante der großen Tech-Unternehmen. Hangouts bietet sich eventuell an, wenn ein Betrieb zusätzliche Services von Google ohnehin verwendet.

Neben Lösungen von Microsoft und Google gibt es aber auch zahlreiche weitere Möglichkeiten online ein Videomeeting abzuhalten. Zu nennen sind im Bezahlsegment Lösungen wie GoToMeeting. Doch es gibt auch mehr Varianten für Krisenzeiten:

whereby: whereby eignet sich sehr gut, um einen virtuellen Meetingraum zu erstellen, dem bis zu 4 Teilnehmer (in der freien Variante) beitreten können. Der Raum ist anschließend über eine eigene Adresse erreichbar und bietet neben Video auch die Möglichkeit des Screensharing. Damit lassen sich also für kleine Teams Meetings einfach organisieren. Whereby kann direkt über den Browser aufgerufen (der eigene Raum kann z.B. auch mit Kunden oder Partnern geteilt werden) oder via App vom Smartphone geöffnet werden.

zoom: zoom bietet die Möglichkeit, viele Teilnehmer in eine Besprechung einzubeziehen. Es ist möglich, bis zu 100 Teilnehmer zu verbinden. Für Gruppenbesprechungen gilt hier jedoch die Grenze von 40 Minuten als maximale Dauer pro Sitzung, wenn man die kostenlose Variante wählt. Insgesamt bietet zoom sehr viele Möglichkeiten, Konferenzen und Besprechungen zu organisieren, etwa auch zu Einwahl via Telefon. Weitere Kollaborations-Feature sind inklusive, etwa Whiteboarding. Der genaue Umfang je Paket lässt sich unter https://zoom.us/pricing einsehen.

Kollaboration und Kommunikation

Slack: Slack ist in den letzten Jahren etwas wie ein Quasistandard für den Austausch von Informationen in Teams geworden. Slack bietet bereits in der freien Variante eine Vielzahl an Möglichkeiten. Eine Übersicht der Funktionen ist auf https://slack.com/intl/de-de/features zu finden.

Slack ist für die Kommunikation im Team (in offenen oder geschützten Kanälen und Direktnachrichten) gemacht, durch Erweiterungen, Bots und Integrationsmöglichkeiten lassen sich die Funktionen aber stark erweitern. So kann man zusätzliche Apps anbinden, z.B. um tägliche Statusberichte aller Teammitglieder einzusammeln oder um Abstimmungen durchzuführen. Die Erweiterbarkeit von Slack ist durchaus ein Killer-Feature, mitunter aber auch ein potentieller Datenschutz-Alptraum.

Rocket.Chat: Rocket.Chat ist eine Alternative zu Slack, die viel Flexibilität bereitstellt und (technisches Know-How vorausgesetzt) auch auf dem eigenen Server betrieben werden kann. Die Community Edition kann frei verwendet werden. Varianten für die Server- Installation kann man hier einsehen: https://rocket.chat/install

Aufgabenverwaltung und Planung

Asana: Asana ist änhlich wie Slack auch ein flexibler Allrounder. Slack hat einen kommunikativen Schwerpunkt, Asana bietet hingegen viele Möglichkeiten für die Organisation von Aufgaben, Todo-Listen und die Koordination in Projekten. Bis zu 15 Teammitglieder können hier bereits in der freien Version zusammenarbeiten. Auch Asana bietet viele Integrationsmöglichkeiten an, so dass die Mehrwerte weiter mit anderen Tools im Verbund gehoben werden können.

Trello: Trello hat sich insbesondere bei Start-Ups als ein Standardtool zur schlanken Verwaltung von Todos durchgesetzt. “Boards” können unkompliziert für ein Projekt angelegt (und auch wieder geschlossen!) werden; Aufgaben oder andere Elemente werden mit Listen verwaltet. Trello bietet eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools, so dass etwa Slack und Trello gut verzahnt werden könnten. Trello ist flexibel - Boards müssen nicht nur für Todos verwendet werden, sondern können etwa auch zur Sammlung von Ideen, Kundenfeedback oder andere Abläufe frei gestaltet werden. Schlankheit und Flexibilität machen sicherlich den Charme von Trello aus. Wer jedoch komplexere Prozesse und differenzierte Einstellungen für die Aufgabenverwaltung benötigt, sollte sich ggfs. andere Alternativen anschauen. Für viele Fälle reicht Trello aber garantiert.

Meistertask: Meistertask könnte man mit Trello vergleichen. Beide Tools aber jeweils andere Vorzüge und Einschränkungen. Meistertask ist eine sehr gelungene Anwendung wie ich finde, allerdings sind in der freien Version einige Limitierungen durchaus im Weg. So können beispielsweise nur bis zu 3 Projekte verwaltet werden, wem dies reicht, der sollte man reinschauen. Der Vergleich mit Trello lohnt sich auf jeden Fall, denn Meistertask bietet einige Feinheiten, die Trello nicht standardmäßig mitbringt. Meistertask ist übrigens von den Machern von Mindmeister, dem nicht ganz unbekannten Mindmapping-Tool.

Zenkit: Zenkit ist ein interessantes Tool zur Kollaboration und Aufgabenverwaltung im Team. Zenkit ist für verschiedene Anwendungsgebiete einsetzbar und kann etwa auch zur Kundenverwaltung oder Pflege eines Wiki verwendet werden. Mir persönlich ist es ein wenig zu überladen, aber dennoch kann Zenkit einige Dinge besser als andere Tools. Es ist auf jeden Fall flexibel einsetzbar und verfügt über interessante Funktionen, die so nicht überall zu finden sind.

Taiga: taiga.io eignet sich für Teams die nach agilen Methoden arbeiten. Backlogs, Sprints und Kanban-Boards können hier für ein Projekt verwendet werden. Dies muss nicht immer nur für Entwicklungsteams interessant sein. Einziger Nachteil - die Beschränkungen in der freien Version erlauben nur ein (!) privates Projekt. Dies ist zu wenig für die meisten Fälle, in denen Betriebe nicht an Open-Source Projekten arbeiten. Für Bildungseinrichtungen und NGO’s gibt es hier jedoch ein sehr faires Angebot. Insofern sei Taiga hier ein exemplarischer Tipp für agile Teams.

Zeiterfassung

Es gibt seit langer Zeit Lösungen zur Zeiterfassung und dem Anwesenheitsmanagement, bspw. von SAP. An dieser Stelle habe ich schlanke Lösungen aufgegriffen, die für Selbstständige und Teams funktionieren könnten, ohne dabei einen verwaltungstechnischen Overkill einzuführen.

TMetric: TMetric ist gut dafür geeignet, die Arbeit direkt im Browser, einem Desktop-Client oder via Smartphone zu erfassen.

… gleiches gilt etwa für …

Clockify: Clockify bietet ebenso relevante Clients an, so dass im Kontext direkt die individuelle Zeitnahme gestartet werden kann.

Beide Tools sind schnell und unkompliziert zu bedienen und machen auch in der freien Version jeweils, was man erwartet. Die Details in den Unterschieden hängen von dem Einsatzzweck ab, aber gerade für kleine Teams oder Freelancer, die jetzt individuell Zeiten erfassen möchten, sind die beiden Tools aber praktisch. Mit Tools wie Asana oder Trello spielen sie außerdem zusammen, so dass es auch auf Ticket-Ebene in Trello Sinn machen kann sie zu benutzen.

Kalender

Teamup: Mit Teamup können geteilte Kalender eingerichtet und verwaltet werden. Diese kann man auch mit anderen Kalenderlösungen verbinden, bspw. können die Kalender in Outlook eingebunden werden. Die freie Version von Teamup bietet bis zu 8 Unterkalender an (etwa für ein Team) und hält für 1 Jahr historische Daten nach. Aus meiner Sicht ein recht gutes Gesamtpaket.

Youcanbook.me: youcanbook.me macht es relativ einfach möglich, mit Kunden eine Terminplanung online abzuwickeln - etwa für ein Meeting via Video. Besonders interessant ist dies also für Kollegen mit Kunden- oder Partnerkontakt, die jetzt Termine plötzlich anders koordinieren wollen. Ich benutze youcanbook.me gerade auch selbst - hier können Sie beispielsweise einen Termin für meinen Kalender anfragen, wenn Sie sich bspw. über das conceptMonkey Angebot informieren möchten.

Hinweis zum Umgang mit Kalendersoftware:

Manche Dienste beinhalten bereits integrierte Kalenderfunktionalitäten, etwa Asana. Diese kann man im Projektkontext problemlos verwenden. Einige Ihrer Kollegen nutzen privat zusätzlich eventuell Google Calendar und wieder andere verwenden eventuell die Office 365 Funktionalität. Der Umgang mit verschiedenen Kalenderlösungen sollte aus meiner im Team besprochen werden, so dass diese auch zu Zeiten des Home Office ihren Zweck erfüllen kann. Es funktioniert ganz einfach besser, wenn eine Lösung im Team definiert wird, über welche wichtige Termine koordiniert und gepflegt werden können. Wenn zentral definierte Kalenderlösungen dann mit anderen Anwendungen interagieren können (etwa Outlook), ist das natürlich mehr als praktisch. Wichtig ist es aber, nicht zu viele Quellen der terminlichen “Wahrheit” ins Spiel zu bringen.

Forms / Surveys

Formulare kann man für viele Zwecke nutzen, etwa um Kundenanfragen entgegenzunehmen. Befragungen und Abstimmungen greifen auch typischerweise auf Formularelemente zurück, aber dienen methodisch einem anderen Zweck. In Zeiten der Isolierung kann es Sinn machen, die Teammitglieder nach ihrem Befinden zu befragen oder auch den Puls am Markt zu ertasten. Deshalb sollen Forms und Surveys an dieser Stelle aufgeführt werden.

Typeform: Typeform ist ein sehr einfaches Tool, um schnell eine Umfrage zu starten oder ein Formular aufzubauen. Integrationen nach Slack, Mailchimp oder Hubspot und anderen Services sind möglich. Im Vergleich zu Enterprise-Anbietern ist hier der Umfang begrenzt, aber dafür kommt das Tool recht fluffig daher und ist leicht zu bedienen. Die Begrenzung des freien Einstiegpakets sollte jeder für sich überprüfen, denn Umfragen mit einer Vielzahl an Respondenten lassen sich so nicht abwickeln.

Google Forms: Google Forms bietet für kleine Teams hier natürlich auch eine Alternative.

Jotform Jotform fokussiert noch stärker auf Formulare denn auf Surveys und kann hier viele Vorlagen bieten, etwa für Reservierungen oder Kontaktformulare.

Formspree Formspree.io bietet den technisch affinen Personen zusätzliche Möglichkeiten, Daten über Formulare im Web zu erfassen.

Im Bereich Feedback gibt es viele Anbieter. Ich habe selbst hier einige Jahre ein Produkt in diesem Markt mit vorangetrieben und kann gerne helfen, Lösungen für den komplexeren Bedarf zu evaluieren. An dieser Stelle habe ich punktuelle, taktische Tools ausgewählt.

CRM und Marketingaktivitäten

Wenn junge Teams plötzlich von zu Hause arbeiten müssen, kann es sein, dass jetzt andere Register gezogen werden müssen, um die Vertriebsaktivität zu koordinieren, Kunden zu finden und zu verwalten oder Kampagnen zu starten. Deshalb hier eine Mini-Auswahl im Bereich CRM, Sales, Marketing “digital”:

Hubspot: Ein klasse Allrounder in Sachen Vertrieb, Marketing und Service ist sicherlich Hubspot. Das freie Paket liefert hier bereits einen sehr guten Umfang, um Kunden zu verwalten, den Sales-Funnel aufzubauen und digitale Marketingmaßnahmen umzusetzen. Viele Funktionen sind hier abgebildet, etwa auch Formulare für die Generierung neuer Leads über die Website. Eine App für das Smartphone gibt es selbstverständlich auch. Darüberhinaus ist aber auch die Outlook-Integration nützlich, wenn es beispielweise um die Protokollierung der Kundenkommunikation geht. Hubspot gibt sich wirklich Mühe und macht einiges richtig.

Capsule CRM: Es gibt viele CRM-Lösungen, die grundlegende Funktionen bereitstellen, hilfreich sind und auch Integrationsmöglichkeiten bieten. Capsule CRM ist ein exemplarischer Kandidate, welcher auch in einer freien Variante erhältlich ist. Wer nur maximal 250 Kontakte von maximal 2 Teammitgliedern pflegen muss, sollte diese freie Variante einmal antesten. Ich habe vor einiger Zeit einen Chatbot gebaut, den ich via API mit Capsule CRM zufriedenstellend angebunden hatte. Deshalb erwähne ich zufrieden diesen Anbieter. Übrigens gibt es auch hier eine APP.

Mailchimp: Ein moderner Klassiker unter den Marketing Plattformen ist sicherlich Mailchimp. Wer sich in diesen Tagen vermehrt auf digitiale Kanäle umstellen muss, sollte sich eventuell mit dem Thema Marketing Automatisierung und somit auch Anwendungen wie Mailchimp auseinandersetzen. Mailchimp interagiert mit vielen anderen Diensten und Tools und kann daher wirklich nützlich eingesetzt werden.

Sonstige Helferlein

… Passwörter für Zugänge lassen sich sicher mit keedrop an Kollegen zustellen.

… Mit Dropbox Paper kann im Team an Dokumenten gearbeitet werden. Neben den Google Anwendungen ist Dropbox hier auch gut aufgestellt, was den Austausch von Dateien und Kollaboration an Dokumenten betrifft.

… Mit Notejoy kann man im Team Notizen / Texte oder Fundstücke teilen und verwalten. Das Prinzip erinnert tendenziell an Evernote oder OneNote. Notejoy ist ein wirklich gelungenes Tool, welches viele Funktionen bietet und ebenso über Integrationsmöglichkeiten verfügt.

coda soll an dieser Stelle dann auch erwähnt werden. Coda erlaubt auch die Kollaboration an digitalen Dokumenten und kombiniert Altbekanntes zu Neuem. Einfach mal angucken!

… Interessant finde ich CoBudget, welches sich dafür eignet, Budgets in Teams vorzuschlagen und abzustimmen. Viele Firmen neigen da sicher noch zu eventuell intransparenten und zentralen Top-Down Mechanismen, doch mich hat die CoBudget-Idee überzeugt. Wenn es um moderne Kooperationsansätze geht, dann möchte ich in diesem Kontext auch noch auf Loomio verweisen. Loomio ist eine Kollaborationsplattform für Communities und Teams, in der Entscheidungsfindungsprozesse ausprobiert und unterstützt werden.

Wer Daten aus verschiedenen Quellen in den Überblick (oder ein Reporting) bringen möchte, könnte Gefallen an cyfe finden. Mit Cyfe lassen sich Dashboards erstellen. 2 Dashboards für einen Nutzer gibt es kostenlos.

Mit Xtensio kann man Dokumente für verschiedene Anwendungsbereiche auf Basis von Vorlagen erstellen. Als “easiest way for teams to create and share beautiful living documents” beschreibt Xtensio den Service. Auch hier gibt es eine freie Edition für bis zu 2 “Folios”.

Wer nach einem Tool für die Erestellung von Präsentationen sucht und von PowerPoint absehen möchte, der sollte sich Prezi einmal anschauen. Nicht mehr ganz neu, aber immer noch erstaunlich gut.

Texte lassen sich mit DeepL hervorragend von der einen in die andere Sprache übersetzen. Besonders schön ist dabei auch, dass DeepL nicht aus Kalifornien, sondern Köln kommt :)

Für sämtliche andere Zwecke, von der Buchhaltung bis hin zu Online-Shops oder HR / Personalverwaltung und Payment gibt es inzwischen brauchbare und erschwingliche Lösungen. Doch ich gehe davon aus, dass solche Lösungen bereits auch vor krisenhaften Home Office Zeiten etabliert werden mussten. Falls nicht, teile ich auch hier gerne auf Ihre individuelle Anfrage hin ein paar Links.

Anmerkungen zu der vorgestellten Auswahl

Die Verlinkung von Diensten und Tools geschieht an dieser Stelle nicht zu Werbezwecken, sondern um Betrieben mit Anregungen zu helfen, die aktuell nicht wissen, wo sie anfangen sollen.

Die aufgeführte Liste ist zudem unter subjektiven Kriterien erstellt worden, es kann dabei natürlich situativ bessere oder passendere Alternativen geben, die an dieser Stelle vergessen worden sind hinzuzufügen. Mein Anspruch war es, nützliche Anhaltspunkte zu liefern und damit dem ein oder anderen zu helfen. Ich wollte keine vollständige Liste präsentieren. Ich hoffe aber, der ein oder andere Hinweis konnte helfen.

Die Auswahl der oben aufgeführten Lösungen ist grob unter folgenden Kriterien geschehen:

  • Die Lösung ist für kleine Teams erschwinglich oder im besten Falle kostenfrei verwendbar.
  • Ich habe das jeweilige Tool bereits selbst in der Praxis verwendet und kann somit auf Erfahrungen zurückgreifen, was Vor- und Nachteile betrifft.
  • Integrationsmöglichkeiten habe ich als wünschenswert eingestuft, so dass Tools im Verbund einen größeren Mehrwert bieten können.
  • Die Verwendung auf verschiedenen Endgeräten habe ich als wünschenswert eingestuft, so dass eine Nutzung vom PC oder Smartphone im Optimalfall möglich wären.

Ich fände es persönlich gut, wenn in den kommenden Wochen nicht allein die Tech-Giganten einen Nutzerzulauf zu verzeichnen haben, sondern eben auch die vielen kleineren oder jüngeren Unternehmen, die einen guten Job machen. Trotzdem kam ich nicht umher, auch prominente Hersteller wie Atlassian, Google und Co hier aufzunehmen. Primär geht es jetzt vor allem darum, dass möglichst viele Betriebe die Arbeit auch in virtuellen Umgebungen gut organisiert bekommen.

Dafür wünsche ich Ihnen allen ein gutes Gelingen! Vor allem aber: Bleiben Sie gesund!

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